Die fristgemäße und sachgerechte Abrechnung des Finanzantrages ermöglicht dem Studierendenrat und den ihn kontrollierenden Institutionen die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel nachzuvollziehen. Die Abrechnung muss so gestaltet sein, dass dies für sachkundige Personen auch nachträglich in angemessener Zeit möglich ist.

Alle folgenden Hinweise orientieren sich an unseren Förder- und Kreditrichtlinien. Es ist zu empfehlen diese einzuhalten, da so die Abrechnung schneller geprüft werden kann. Abweichungen sind mit dem Referat Finanzen am Besten im Vorfeld abzusprechen.

Die fertige Abrechnungen (+ Belege) müssen geheftet und nicht in Klarsichtfolien im StuRa-Büro (Haus A, Keller, Zimmer 013) eingehen. Die Kommunikation mit dem Referat Finanzen und digitale Dokumente sind über ref-finanzen@stura.tu-ilmenau.de einzureichen.

Abrechnungen sind bis 6 Monate nach Beendigung des Projektes einzureichen. Falls die Gelder des Projektes noch aus dem aktuellen Haushaltsjahr bezogen werden sollen, so ist die Abrechnung rechtzeitig vor Ende des Haushaltsjahres einzureichen. Es empfiehlt sich hier Anfang Februar.

Der Studierendenrat kann die Frist für die Endabrechnung auf Antrag verlängern, sofern ein wichtiger Grund vorliegt. Soll die Unterstützung des StuRa nicht in Anspruch genommen werden, bitten wir um eine kurze Mitteilung.

• Verwendung der Vorlage für die Abrechnung
• Die beantragten Summen sollten neben den tatsächlichen Summen stehen.
• Die Beträge für die Posten aus dem genehmigten Finanzplan sind in gleicher Art in der Abrechnung darzustellen.
• Es dürfen keine neuen Posten in der Abrechnung hinzugefügt werden. Posten dürfen maximal aufgrund unterschiedlicher Belege oder Besteuerung aufgeschlüsselt werden. (Beispiel Anhang 2)
  • Neue Posten in den Spalten „Art“ und „detaillierte Angabe“ sind nicht gestattet. (siehe Anhang 2 „Verkehrszeichen AVS“ und „Wartung Beamer“)
  • Neue Posten in der Spalte „Bemerkungen“ mit dazu gehörigen Angaben der Ausgaben sind nur erlaubt, wenn es sich um eine Auflschlüsselung aufgrund unterschiedlicher Belege und/oder unterschiedliche Besteuerung handelt. (siehe Anhang 2 unter „Haftpflicht-/Unfallversicherung“)
• Zwischensummen sind deutlich kenntlich zu machen und unter den aufegschlüsselten Summen darzustellen. Die Zeile Fett zu machen reicht hierbei nicht aus.
• Für jeden Ausgabe- oder Einnahme-Posten ist jeweils mindestens ein entsprechender Beleg einzureichen und am Posten direkt anzugeben.
• Es ist eine Versicherung über vollständige und wahrheitsgemäße Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, die ausschließliche Verwendung der Leistungen für das geförderte Projekt und dass die Aufwendungen nicht mehrfach abgerechnet wurden beizufügen.

• Pfand wird nicht gefördert und muss aus Belegen herausgerechnet werden. Nur in Ausnahmefällen mit qualitativer Begründung kann Pfand mit abgerechnet werden.
• Verringern sich die Ausgaben so, dass ein Einnahmeüberschuss entsteht, so ist zu erst die durch den StuRa bewilligt Förderung zu senken. Erst wenn diese auf 0 EUR gesunken ist, darf der Eigenanteil verringert werden. (Siehe Anhang 2)
• Sollten Ausgabe-Posten aus dem Finanzplan überschritten werden, ist immer eine Begründung erforderlich.
• Sollten Einnahme-Posten unterschritten werden und es handelt sich nicht um Einnahmen aus Kartenverkauf o. Ä. so ist auch hier im- mer eine Begründung erforderlich. Ein fast perfektes Beispiel für einen Beleg zu Einnahmen aus Abendkasse und Vorverkauf ist im Anhang ersichtlich.

• Die Übersichten sollen elektronisch eingereicht werden, sofern sie elektronisch erstellt wurden. Es sollte sich um .xlsx oder ähnliche Dateien handeln.
• Gescannte Kopien der Belege und ggf. der Übersichten sollen elektronisch eingereicht werden. Dies sollten PDF Dateien sein.
• Eine schriftliche (unterschriebene) Fassung ist immer abzugeben.

Die Bankverbindung (IBAN) sollte auf den Dokumenten angegeben werden, damit eine Überweisung erfolgen kann.

• Belege für Ausgaben sollen Rechnungen nach UStG §14 oder vereinfachte Rechnungen nach UStDV sein.
• Belege müssen eindeutig und fortlaufend nummeriert werden und sind entsprechend der Posten des Finanzplanes zu ordnen. Jeder Beleg muss eine eigene Nummer haben.
• Ist der Förderungsempfänger nicht vorsteuerabzugsberechtigt, brauchen die Belege keine Umsatzsteuer auszuweisen.
• Für die Nutzung eines Privatfahrzeuges zum Personentransport kann nur die Anrechnung einer Kilometerpauschale (max. 17 Cent je Kilometer sowie 0,2 Cent je Kilometer und Mitfahrer) erfolgen, dafür ist ein Fahrtenbuch zu führen sowie die ausdrückliche Nennung im Finanzplan erforderlich. Für mögliche Umwege ist immer eine Begründung anzugeben.
• Für Einnahmen sind möglichst Quittungen auszustellen oder alternativ Eigenbelege anzufertigen.
• Für Bargeldkassen sind Kassenbücher zu führen und mit einzureichen.
• Die Originalbelege sind anzuheften. Falls diese nicht eingereicht werden können, da sie zum Beispiel beim Steuerberater liegen, so ist dies anzugeben und statt dessen sind Kopien dieser Belege einzureichen.
• Belege auf Thermopapier o. Ä. sind immer zusätzlich als Kopie abzugeben.
• Sind einem Projekt mehr als 15 Belege zuzuordnen, ist eine tabellarische Übersicht der Belege anzufertigen. Aus dieser sollen folgende Informationen entnommen werden können:
  • Kostenstelle (Art)
  • Position (detaillierte Angabe + evtl Bemerkung)
  • Belegdatum
  • Betrag
  • Belegaussteller (z. B. Kaufland)
  • Nummer (Selbst gegebene Nummer)
  • bei Bedarf: Bemerkung
• Wurde eine tabellarische Übersicht der Belege erstellt, sind die Nummern der Belege trotzdem in der Abrechnung in der Spalte Belege/Quittungen zuzuordnen.